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餐饮老板存货管理自检手册|直播回顾

社长 · 2019-11-21 14:44:12 来源:红餐成长社 2316

前几天我们曾提到一个真实案例:一家规模不小的餐饮企业,因为存货管理上的一些漏洞,竟被一个小小的采购主管贪掉数几万元!

千万别以为这些问题不会出现在自家企业身上,存货管理里面的门道,没有下一定功夫很难摸清;

完善的存货管理 ,则可以成为企业创造利润的直接源头 ,也可以防止物资或资金亏空 ,甚至有可能获得零税赋  的巨大福利。

但做到这些,需要对存货管理有系统、全面的认识。作为非财务人员,该从何入手呢?

11月18日晚上8点,红餐成长社特邀导师、原九毛九财务总监张金喜 进行了一场公开的线上直播,系统地分享了餐饮企业存货管理应具备哪些思维 ,以及更多实操知识点。

下文是对这次直播核心内容的整理,提取了直播中最干货的知识点 。更多更详细的内容,大家可扫描文末海报二维码 进入直播间回放 学习。

另外还有一个好消息带给大家:张金喜老师的首场线下大课 “餐饮财税:利润倍增系统实训营” ,将于12月18日-19日 在广州  开课。

老师将通过高密度的知识传授,助你两天学透利润表 ,迅速掌握财务三把“超声刀” 工具,诊断企业隐形风险,打造企业业务与财务健康生态圈。

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1 餐饮企业存在哪些管理盲区?

某公司从2015年开始,从欧洲多国进口冷冻猪肉,并指定第三方代理代为保管。采购的冷冻猪肉在海关申报后,会暂时存放在报关代理仓库。该公司采购部门想要提货的时候,冷冻猪肉才从报关仓库转移到公司自营仓库。

2018年初,该公司管理层逐渐发现海外采购预付款出现了不合理的余额,且余额越来越大,预付款周转天数也变得很长。根据这几个财务数据,公司对采购相关流程和人员进行彻查,发现公司竟被亏空数千万元!如果不是财务系统发现了数据的异常,这个损失还会继续扩大。

实际上,出现这种严重的问题,是因为公司的采购流程存在着巨大的真空地带,存货管理出现了严重的漏洞。

在日常经营中,我们很多餐饮老板都非常重视技术、出品和销售,但对财务不够重视, 包括不重视存货等资产或负债 内容这是企业管理上的盲区 。也正是这个原因,才导致了案例中企业的严重损失。

我们在实际经营中,应该提高对财务的重视度,尤其是对存货管理的重视,因为对于维护企业的健康运作,财务不仅具有事后反馈的功能,更有提前预判的能力

那么,存货管理是不是就等同于看好仓库,保证不丢东西、不失火,以及没有老鼠呢?当然不是。在说存货管理的重要性之前,先说一下采购。采购是存货来源的一个主要渠道,两者是有机结合,不可分割,谈存货就必谈采购,所以这里我们放在一起讲。

又为什么说存货管理很重要呢?因为我们节约下来的采购成本,将会直接计入利润 ,所以采购成本的控制,是创造利润的源头 。因此我们不仅要重视销售这个开源渠道,也要重视节流手段,即:重视采购成本的控制,存货损失的防范——这也是存货管理的两个核心要点。

2 存货怎样管理才能成为“资产”?

资产负债表上,存货归类在流动资产栏目 中。既然存货反映在资产里面,那么上面的数字肯定就是我的资产了?其实不一定。

我们开餐厅,都会经历这样的业务流程:出资开店——采购食材等物资——储存物资 ,这样就形成了存货 。存货从企业外,进入到企业内,再到销售出去的过程中,如果管理不善,很多环节都有可能出现问题,比如采购的价格虚高,品质有问题或数量不对,出现被偷盗或腐败变质等库存损失,那么即便账上还有库存的金额,但实际库存已经不存在了。这部分资产不实 ,存在的潜在亏损 ,会误导管理者对库存的认知 对报表的解读

在经营中,我们应该特别关注存货的两个要点,一是存货管理要细分 ,二是存货具有类金融属性

第一点:细分存货管理

在我们的日常管理中,应该把存货再细分为原材料、再产品和产成品 。因为只有细分财务科目,我们才能根据存货不同阶段的状态和属性,有针对性地进行管理。

第二点:存货具有类金融属性

这一点非常重要。怎么理解呢?我们都知道,在采购中我们是可以佘购的,也就是平时说的压供应商账期。

原则上,压供应商货款时间越长越好  。但实际上,通常我们没有账期的话,供应商会给我们一个价格折扣。我们应该把这个价格折扣和对外融资成本进行对比

如果借款的成本更低,我们采购的时候就现款交易,拿到更多折扣;如果借款成本非常高,或者借不到钱,那么我们就佘购,宁愿不要折扣。这就是存货的类金融属性

3 存货管理包括哪些环节?

上面提到了存货可能出现的问题或漏洞,那么我们怎样去解决这些问题呢?这就需要我们对存货进行有效的管理。

存货管理涉及到采购和对采购回来的物资进行管理这两个主要环节。

1 存货管理的第一个环节:采购管理

采购管理的完整流程大致如下:厨师长根据物资需要,填写采购单或物料领用单,交至店长或仓库;店长或仓库负责人是否有库存物资,如果有就直接调拨,没有则制定采购预算,交给采购部门审批;采购部门再交给财务部审批;财务部交给总经理审批。

这是一个采购管理的完整流程 ,但在店面的实际操作过程中,会根据不同的金额 ,或者不同的采购品类 确定 不同的采购授权级别和不同的授权手续

比如金额较小的,或生鲜菜品,可能会授权给店长,在餐厅周边进行采购。而金额较大、较重要的采购,就要让更高级别的管理者审批,进行风险把控。

那么如何规范和改善采购流程呢?我们分三步走。

采购管理第一步:建立集中采购系统

建立集中采购系统有以下好处:首先不用由每个店单独采购,采购人员也不用每天跑市场,既节约了时间,也保证了品质;再者集中采购能 产生规模效应 ,有更大的议价空间 ,获得更大的价格优势。

集中采购主要包括六种方式,我们在下图直接呈现:

这里着重说一说图中第六点:向农户直接采购与自建农业合作社

自建农业合作社有什么好处呢?

自建农业合作社,一来,可以保证物资的质量和供应的稳定性 ;二来,还能解决一个很重要的税务问题:在原来的营销税时代,店面要按营业额交税,即无论营业额高低。但2016年后营改增,只要店面增值税的进项税发票充足,就有可能实现零税赋 。这给餐饮企业带来一个很大的福利,大家一定要利用好。

更多的细节本文就不展开细说了,有兴趣的读者可以直接滑到文末,扫描海报二维码进入直播间学习。

采购管理第二步:供应商开发与供应商评估系统

这个系统包括:根据采购物资的质量、价格、账期、服务 等几个维度,做出供应商评估表 。每个部门在自己的业务范围内对供应商进行评分,最高分的供应商入选,排名二三位的则作为供应商储备。供应商评估表范本如下:

(供应商评估表具体制作方法,可进入直播间学习)

采购管理第三步:实施供应商管理和采购稽核

流程理顺后,每个过程我们都要设置相应节点 ,实施必要的监督复核 。这是必不可少的重要流程。

比如公司采购人员要对公司的物资进行采购询价,监督供应商质量和报价的合理性、稳定性;账务人员要定期盘点物资,核对单据的授权签名,与供应商进行账目核对等;此外,我们还要建立审计监察部门,对采购、财务等部门各环节的工作进行抽查审计等等。

2 存货管理的第二个环节:存货管理

存货管理共有三个要点:物资验收入库、仓储与保管、存货的计价方法。

物资验收入库

采购回来的物资,就要入库形成存货。这其中店面收货是非常重要的环节。

店面收货有几个必须重视的要点,一是制定验收标准 形成手册 发放给验收人员;每次验货都必须遵照手册进行。二是验收人员要 轮岗,并且双人复核 。三是与供应商签订防腐条款 ,对供应商产生震慑作用。只有这样才能保证验收的严谨,防范舞弊。

仓储与保管

原材料入库之后,为了防止物料的亏空和损失带来的潜在亏损,我们就要对库存物资进行定期盘点和库龄分析 。这部分工作包括存货盘点、库龄分析和损毁处置。

在存货盘点环节,我们要特别重要以下几点:

1、一定要由财务人员亲自去盘点 ,千万不能委托厨房人员或者仓库管理人员进行盘点。

2、盘点过程有可能出现的盘盈或盘亏,都是问题,不要误以为就是盘盈比盘亏好 。盘盈一方面反映出管理不严谨 ,另一方面,盘盈可能意味着其它方面有我们难以预估的损失

存货盘点是检查库存的数量、品类是否正确,但这还远远不够,还需要对物资在库的时间进行统计。因为餐饮企业很多物资都是有保质期的,盘点的时候东西还在,但可能已经变质腐败了,那也就产生了损失。所以我们还要对库龄进行分析 。(库龄分析的具体方法,可进入直播间学习了解)

此外,如果库存发生损毁,比如原材料的腐烂变质等,必须建立报损制度 ,并且经过审批之后,才能把这个数从账上减下去。比如过期食品要填写好名称、数量、过期原因,了解损毁原因,追究责任,千万不能由厨房或仓库自行处置

存货的计价方法

了解了库存管理的入库验收、仓储保管两个重要环节,是不是就够了?

不是的,还有一个库存管理要点,就是在财务核算上,我们要清楚存货的计价方法。因为物资是从采购,到进入库存,再从仓库领取,进入生产环节,再进入销售环节。那么最后在报表上呈现的数据 也就是这些存货的计价方法 ,也会影响到存货的账上金额, 当期成本费用的分摊

举个例子:比如猪肉涨价前后,分批购入不同价格的猪肉,这两批猪肉都同时存在于库存当中,那么当月的猪肉成本价,应该按什么价格来计算呢?这就需要学习存货的计价方法了。

存货的计价方法包括:实际购价法、先进先出法、后进先出法等等很多具体方法,需要了解详情的可以跟公司的财务人员交流。

但要注意的是,存货的计价问题不可能完全解决,因为财务具有自身局限性 不可能完全精准地体现当月的利润水平 。所以财务与企业老板的沟通和解释 变得更为重要。餐饮老板也一定要学会理解报表, 利用报表作为经营决策的指引

张金喜老师在直播最后提到,学习了这么多流程和管理要点,最重要的 是要 落地实施 ,才能真正起到减少成本、防范损失的作用 。所以我们不仅要学习理论知识,更要把它用到餐饮店管理实务中去。

以上就是本次直播的主要内容。更多实用的知识点,可扫描下方海报二维码 ,进入直播间回放 学习。

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