餐饮采购员工作流程

餐饮采购的概念


餐饮采购员工作流程

  采购是餐饮业单位根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件,最终签订合同并按要求收货付款的过程。在餐馆运作中的“进”、“销”、“存”三大项工作中,采购的进货工作占其首位。


餐饮采购及其基本流程


餐饮采购员工作流程

  1、 由原料使用部门(如厨房等)制订采购计划,报采购部审核,再报财务总监和总经理审批。

  2、 按计划或根据营业需要由物品使用部门或仓库提出采购申请,报采购部审核,再报财务总监和总经理审批。

  3、 进行采购计划和市场调查,选择好供应商,由采购部与供货单位商洽谈判,签订供货合同或订单。

  4、 供货单位按合同规定及时送货。

  5、 采购部通知验收部门验收货物。

  6、 验收合格后入库。

  7、 财务部凭收货凭证付款结帐。

  8、 仓库根据使用部门领料要求发货。

  以上的8个环节构成了一个完整的采购流程,如果我们更简单地划分,餐饮采购可以分为以下四个环节:采购、验收、仓管、发放。这最基本的四个环节通常称为餐饮采贮管理流程。


餐饮采购员的岗位职责


餐饮采购员工作流程

  职务:采购员

  报告对象:采购部经理

  督导联系部门:酒店各部门

  餐饮采购员岗位职责:

  1、经常到各部门了解物资使用情况及请购物资的规格、型号、数量,避免错购;

  2、认真核实各部门的请购计划,根据仓库存货情况,定出实际采购计划,对定型、常用物资按库存规定及时办理。防止物资积压,做好物资使用的周期计划;

  3、对各部门所需物资按急先缓后的原则安排采购,积极与供货单位经常取得联系;

  4、严格遵守财务制度,购进的一切货物首先办理进仓手续,然后到财务报帐,不拖帐、挂帐;

  5、与仓库联系,落实当天的物资的实际到货的品种、规格、数量,把好质量关。然后通知申购部门,及时领出;

  6、尽量做到单据(或发票)随货同行,交仓管员验收,如因省外物资不能单据随货同行,应预先根据合同数量通知仓管员做好收货准备;

  7、下班前,做好当天工作情况记录和明天工作计划;

  餐饮采购员上岗条件:

  1、具有中专以上文化程度;

  2、具有较强的工作责任感和事业心;

  3、原则性强,工作细心,能吃苦耐劳;


餐饮采购员工作流程


餐饮采购员工作流程

  1、食品采购:

  1)由仓管部根据各营业点需要,订出各类正常库存货物的月度使用量,交总经理审批,然后交采购部计划采购,另由仓管部根据食品部门的需要情况,定出各类物资的最高存量和最低存量;

  2)为了加强采购工作的计划性和提高工作效率,各类货物基本采取定期补给的方法;

  3)大米、面粉(含面粉干制品)、进口餐料、酒类、干货等可每月进货一次;

  4)糖、饮料可每15天进货一次;

  5)油类、调类品类、箱装冻品可每周进货一次;

  6)鲜活类及米面湿制品可不做库存,每天根据饮食部门之订货计划如数采购;

餐饮采购员工作流程

  2、食品请购:

  1)仓管部的正常库存补充计划,须根据该部制定并经总经理审批同意的月度计划而填写请购单,提前十天交采购部经理审批后交采购员办理;

  2)每日进货的鲜活类,由餐饮部主厨于进货前一天的晚上8:00前填好的请购单送交采购部经理审批后交采购员办理(特殊情况或特殊品种可由仓管部作出适当库存);

  3)计划外的急购申请,须由使用部门向仓管部门填制请购单,由中、西厨总厨签字批准后,交采购部及时办理;

  4)非采购部人员对客户下达的采购指令,一律无效;

  3、采购定价:

  1)属于仓管部正常库存的货物采购,采购员须将三家以上报价(人民币)报采购部经理审定后方可办理;

  2)干货、海味、糖、油、面及其制品等,每月一期定价方法如上;

  4、采购流程

  1)采购部根据仓管填制的各类品种、规格、数量的请购单进行购买;

  2)食品采购人员落实采购计划后,须将供货客户、供货时间、品种、数量、单价等情况通知仓管部,以便仓管部验收;

  3)验收手续按仓管部和管理细则办,仓管部应及时将验收情况通知采购部以便及时处理,保证供应;

餐饮采购员工作流程

  5、退、换货:

  1)仓管部人员须根据仓管验收细则严格验收进仓物料,如发现规格、数量、质量问题,应拒绝收货;

  2)如需退、换货的,由仓管员填写“商品验收报告”经该部经理同意后交采购部办理退货手续,鲜活类货物如发现问题,应尽量在当天内提出,逾期由餐饮部、仓管部负责;

  3)所有物料验收合格并办妥进仓手续后,所发生的质量、数量、规格等问题,由仓管部负责处理;

  6、提货:

  1)品采购原则上须要求货主送货上门;

  2)特殊品种或特殊情况,须到市内或车站、码头、机场提货的,均由采购部负责;

  7、新货物料样品签定:

  1)中、西餐总厨如需要某种新的货物或原料,须书面写明品名及规格、质量要求、使用起止日期,交仓管部批转采购部;

  2)采购部接到通知后,安排采购员首先将该项货物或原料之样品、价格呈交总厨鉴定;

  3)由中、西厨认可后,交采购人员办理;

  8、物资采购:

  1)由使用部门根据营业上的需要,提出购买物品的名称、规格、型号、数量,并说明此物品是一次性使用或今后长期使用计划情况;

  2)填写请购单,由部门经理签名后呈总经理审批转交采购部办理;

  3)定价、退、换货处理方法同食品采购相同。


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